Proforma Fatura Nedir?

Proforma Fatura Nedir?, Proforma fatura, resmi bir fatura niteliğinde olmayan, ancak alıcı ve satıcı arasında bir ön teklif niteliği taşıyan bir belgedir. Ticari işlemlerde, özellikle uluslararası ticarette ve büyük ölçekli anlaşmalarda sıkça kullanılır. Proforma fatura, satış işleminin gerçekleşmesi için bir ön bilgi sağlar ve alıcıya teklif edilen mal veya hizmetlerin fiyatı, miktarı, ödeme koşulları ve teslimat detayları hakkında bilgi sunar.

Proforma Faturanın Özellikleri

1. Resmi Bir Belge Değildir: Proforma faturalar, muhasebe kayıtlarında yer almaz ve vergisel bir yükümlülük doğurmaz.
2. Ödeme Yükümlülüğü Getirmez: Alıcı açısından bağlayıcı değildir, ancak satın alma süreci hakkında bilgi verir.
3. Teklif Niteliğindedir: Satıcı tarafından verilen bir fiyat teklifi olup, alıcı tarafından kabul edilmesi halinde gerçek bir fatura düzenlenir.
4. Uluslararası Ticarette Kullanılır: İhracat ve ithalat işlemlerinde sıklıkla talep edilir ve işlemler öncesinde maliyet analizi için kullanılır.
5. Sipariş Onayı Sağlar: Alıcının siparişi onaylamasını kolaylaştırır ve resmi fatura düzenlenmeden önce bir anlaşmaya varılmasına yardımcı olur.

Proforma Faturanın İçeriği

Proforma faturada bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Satıcı Bilgileri: Firma adı, adresi, iletişim bilgileri
• Alıcı Bilgileri: Alıcı firma veya kişi bilgileri
• Fatura Tarihi ve Numarası: Düzenlenme tarihi ve referans numarası
• Ürün veya Hizmet Bilgileri: Ürün/hizmet adı, açıklaması, miktarı ve birim fiyatı
• Toplam Tutar: Ürünlerin toplam fiyatı
• Ödeme Koşulları: Peşin, vadeli veya kredi kartı ile ödeme gibi bilgiler
• Teslimat Detayları: Nakliye, teslim süresi ve sevkiyat şekli
• Vergi Bilgileri (Eğer Uygunsa): KDV veya diğer vergiler hakkında bilgi

Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Farklar

1. Resmiyet: Proforma fatura resmi bir belge değildir, ancak ticari fatura yasal olarak geçerlidir ve muhasebeye kaydedilir.
2. Vergi Yükümlülüğü: Proforma faturada vergi tahakkuk etmez, ancak ticari faturada KDV gibi vergiler uygulanır.
3. Ödeme Bağlayıcılığı: Proforma fatura ödeme yükümlülüğü getirmez, ancak ticari fatura alıcının ödeme yapması gerektiğini gösterir.
4. Kullanım Amacı: Proforma fatura bir teklif niteliği taşırken, ticari fatura satışın tamamlandığını gösterir.

Proforma Fatura Hangi Durumlarda Kullanılır?

• İhracat ve İthalat İşlemleri: Uluslararası ticarette gümrük işlemleri öncesinde fiyat teklifi olarak sunulur.
• Teklif Sunma Amaçlı: Satıcılar, alıcılara resmi sipariş öncesinde maliyetleri bildirmek için kullanır.
• Banka ve Finans İşlemleri: Kredili işlemlerde veya akreditif açılması gereken durumlarda bankalar proforma fatura talep edebilir.
• Özel Üretim Siparişleri: Müşteriye özel üretim yapılacaksa, ön fiyatlandırma için düzenlenir.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma faturanın düzenlenmesi için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

1. Belgede “Proforma Fatura” İbaresi Olmalıdır: Belgenin proforma fatura olduğu açıkça belirtilmelidir.
2. Tüm Taraf Bilgileri Eksiksiz Girilmelidir: Alıcı ve satıcı bilgileri doğru ve eksiksiz yazılmalıdır.
3. Ürün/Hizmet Detayları Açıkça Belirtilmelidir: Satışı yapılacak mal veya hizmetin özellikleri, miktarı ve fiyatı net bir şekilde yazılmalıdır.
4. Ödeme ve Teslimat Koşulları Eklenmelidir: Satışın gerçekleşmesi durumunda nasıl ödeme alınacağı ve teslimatın nasıl yapılacağı açıklanmalıdır.
5. Yetkili Kişi veya Şirket Tarafından Onaylanmalıdır: Firma yetkilisi tarafından imzalanarak alıcıya iletilmelidir.

Proforma fatura, özellikle ticari işlemlerde önemli bir belge olup, taraflar arasında fiyat ve satış koşullarını netleştirmek için kullanılır. Resmi bir belge olmasa da, ticari süreçlerin daha şeffaf ve düzenli ilerlemesine yardımcı olur. Uluslararası ticarette, finansal işlemlerde ve özel üretim siparişlerinde sıkça kullanıldığı için, doğru hazırlanması büyük önem taşır.

Proforma Fatura Nereden Alınır?

Proforma fatura, resmi bir fatura olmayıp teklif niteliğinde düzenlenen bir belgedir. Satıcı tarafından hazırlanır ve alıcıya gönderilir. Proforma fatura almak için aşağıdaki yolları izleyebilirsiniz:

1. Satıcı veya Hizmet Sağlayıcısından

• Ürün veya hizmet satın almak istediğiniz firmanın muhasebe veya satış biriminden talep edebilirsiniz.
• İhracat veya ithalat işlemlerinde, tedarikçinizden proforma fatura isteyebilirsiniz.

2. Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) veya Muhasebe Programları

• Eğer bir işletmeniz varsa, kendi muhasebe departmanınızdan veya mali müşavirinizden proforma fatura düzenlemelerini isteyebilirsiniz.
• Logo, Mikro, Nebim, ETA, Paraşüt, Uyumsoft gibi muhasebe programları ile proforma fatura oluşturabilirsiniz.

3. Online Fatura Sistemleri

• e-Fatura/e-Arşiv hizmeti sunan sistemlerden (Örneğin: Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı, eLogo, KolayBi, Bizim Hesap) proforma fatura kesebilirsiniz.

4. Ticaret Odaları ve Gümrük Müşavirleri

• İhracat veya ithalat işlemlerinde proforma fatura gerekliyse, bağlı olduğunuz ticaret odasından veya gümrük müşavirliklerinden yardım alabilirsiniz.

5. Hazır Proforma Fatura Şablonları

• Word, Excel veya PDF formatında internetten indirip doldurarak da kullanılabilir. Ancak bu belgeler resmi geçerliliğe sahip değildir.

Önemli Not:

• Proforma fatura, resmi fatura yerine geçmez ve muhasebeleştirilmez.
• Genellikle sipariş öncesi fiyat teklifi, banka işlemleri veya gümrük süreçleri için kullanılır.

Proforma Fatura Örneği